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完美世界手游全隐藏任务汇总大全:論財務共享模式下的企業內部控制

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摘要:以金螳螂建筑裝飾股份有限公司財務共享服務中心為例,結合COSO內部控制五要素和財務共享服務的相關理論,通過分析財務共享模式下該公司在控制環境、風險評估、控制活動、信息溝通、內部監督五方面遇到的問題,提出轉變觀念加強溝通、提高執行力完善信息平臺、完善流程優化檔案管理、構建內部溝通機制、優化監督體系完善績效考核制度等建議,希望為正在實施或即將實施財務共享模式的企業內部控制優化提供借鑒。

關鍵詞:財務共享模式;內部控制;COSO框架

一、引言

20世紀80年代,美國的福特公司率先開創了財務共享模式,在歐洲建立了第一個財務共享服務中心。蘇州金螳螂建筑裝飾股份有限公司(以下簡稱“金螳螂”)是一家以室內裝飾為主,融幕墻、家具、景觀、藝術品、機電設備安裝等為一體的專業化裝飾集團。引入新型財務管理模式,沖擊了企業原有的內部控制體系。

二、文獻綜述

(一)國外研究現狀Schulman(1999)提出,共享服務是將公司內分散的資源進行重新配置,為內部客戶提供專業化服務,提升企業價值以實現企業價值最大化。IanPHerbert等(2012)認為,在財務共享模式下,企業的組織結構、業務流程和財務職能發生了改變,財務人員需要認清自身的定位。

(二)國內研究現狀陳楚天(2012)認為,采用財務共享模式時會遇到選擇該模式的戰略風險、初始投資額沉沒的風險、溝通不暢的風險以及與原有組織文化沖突的風險。楊柏貞(2013)提出,企業在實施財務共享模式時應對原有的信息系統進行改造,在系統運行中結合內部控制的要求,提高信息質量。

(三)文獻述評從國內外的研究中可看出,引入財務共享模式提高了企業財務工作效率,同時也給內部控制帶來了新的風險。現階段,國內外學者對財務共享服務中心的研究多數從構建和運營模式的角度出發,然而對財務共享模式下日常運營的內部控制產生的風險研究較少。

三、財務共享模式下“金螳螂”內部控制存在的問題

(一)控制環境存在的問題1.員工內控意識薄弱財務共享模式下崗位分工更加精細,每個員工只熟悉自己崗位負責的工作內容,對后續流程的處理過程了解不多,整體觀念淡薄,難以對財務共享服務中心(以下簡稱財務中心)的內控建設提出更好的意見。2.業務部門與財務部門分離“金螳螂”財務中心的工作人員對公司業務部門的具體工作了解有限,導致審核人員難以對業務發生的真實性作出合理的判斷。此外,還存在子分公司和當地第三方機構串通虛假報銷套取費用的可能性。3.財務人員整體素質有待提升“金螳螂”財務中心缺少員工培訓的長效機制,無法滿足部門的長遠發展和員工專業技能提升的需要。

(二)風險評估存在的問題1.風險管控效果不明顯“金螳螂”財務中心下設運維部,風險管控多數情況下停留在業務層面,對流程中的風險隱患沒有給予足夠的關注。2.職業發展“瓶頸”,加速人才流失在財務共享模式下,每個崗位的員工工作內容比較固定。長時間單一重復的工作容易加重財務人員的倦怠情緒,同時績效考核制度難以激發員工工作的積極性。許多員工認為難以提升自己的專業技能,看不到職業發展前景而選擇跳槽,加速了財務人員的流失。3.系統安全隱患在財務共享模式下,所有子分公司的賬務處理全部匯總到總部集中進行處理,共享中心每天都有上千份單據需要處理,這對信息系統來說是一個考驗?!敖痼搿鋇牟莆窆蠶砥教ǔR蛭砉ぷ髁抗嘍魷窒低炒砦?,嚴重影響財務人員的工作效率。

(三)控制活動存在的問題1.業務流程不合理以費用報銷流程為例,員工在財務共享平臺提交報銷申請后將單據實物送至財務中心,影像系統對附件進行掃描后由部門負責人進行層層初審,審批通過后由財務中心工作人員進行審核,審核復核雙重通過后,報銷單在系統中到達資金支付節點。多重的審核起到了規避風險的作用,但同時也降低了效率?;褂瀉芏嘧臃止鏡男姓砦思跎僂說ヂ?,在單據實物送至財務中心前又進行了書面審核,反而延遲了審批進程,違背了采用財務共享模式提升效率的初衷。2.票據管理困難在財務共享模式下,票據保管的完整性面臨著巨大的考驗。由于“金螳螂”的子分公司分散在全國各地乃至海外,使得原始單據在送達財務中心前需要經過數次周轉,在報銷單上粘貼不牢的附件容易丟失。在實際工作中,因票據丟失財務人員和業務人員之間互相推諉責任的情況時常發生。在紙質問題單據已被退回、而報銷人員又在系統中重新發起流程的情況下,如果單據郵寄的時間較長,會拉長整個財務中心的流程。

(四)信息與溝通存在的問題1.跨部門信息傳遞不暢報銷制度的更新通知、報銷平臺的操作說明往往由財務中心的員工通過釘釘等辦公平臺發送至子分公司行政助理,由其整理后向所屬部門員工進行傳達。然而許多信息在向下傳達的過程中存在時間的延誤,導致其他部門的人員無法快速準確地獲得財務中心的最新規定,財務人員在處理單據發現問題后需再次與其進行溝通,加重了工作負擔。2.內部溝通不足與傳統的財務核算模式相比,財務共享模式下的崗位分工更加精細,每個崗位的員工只從事財務流程中非常小的一個環節。由于缺乏科學有效的輪崗機制,每個崗位的員工對其他崗位的工作內容了解不多。而日常工作中又需要各崗位員工的相互配合,遇到問題時經常出現不能及時找到相關人員解決的情況,溝通效率低下不利于財務共享模式下工作質量的提高。

(五)內部監督存在的問題1.內部審計效果不佳“金螳螂”設置了專門的內部審計部門監督財務中心的工作。由于內部審計部門的人員對日常工作的細節了解有限,對重要經濟事項和流程風險點難以把控,判斷上存在一定程度的制約,不能很好地起到監督檢查的效果,無法真正反映財務共享模式下的工作質量。2.績效考核制度不合理“金螳螂”財務中心考核時,重點關注的是員工每日工作量的完成情況,而對員工工作質量的評估關注不足。許多員工形成重數量輕質量的工作習慣,長此以往會影響財務共享模式下的工作效率和效果。

四、財務共享模式下對“金螳螂”完善內部控制的建議

(一)完善控制環境的措施1.轉變財務人員觀念隨著“金螳螂”業務不斷擴張,財務中心的職能將不斷拓展,這就要求財務人員轉變觀念,有自主學習的意識,多接觸了解其他崗位的工作內容。部門負責人可以多組織座談會,進行工作交流。2.加強財務部門與業務部門之間的聯系財務部門和業務部門之間存在信息不對稱的壁壘,可以定期組織財務中心與其他業務部門的工作人員交流參觀,實現財務與業務之間信息對稱的目的,同時財務人員也可以加強對業務發生的真實性和合理性的判斷能力。3.提高員工整體素質一是人力部門在招聘財務共享平臺的工作人員時,要把專業技能、溝通水平等納入考量范圍。二是人力部門要組織好員工入職后的培訓工作。同時,財務中心的負責人也要關注國家財經法規的變化,并邀請專家講座,使員工從根源上理解工作處理過程中的變化。

(二)完善風險評估的措施1.加強風險管理的執行力財務共享平臺下設的運維部在對流程梳理的過程中應針對每個流程的風險點設置可量化的具體標準,并按照標準嚴格進行實施。對監測到的異常情況,要及時記錄整理并向負責人進行匯報。對財務共享系統中新開拓的業務、新設置的部門要及時進行屬性的維護,避免后期發現問題后再進行賬務處理工作的返工。2.支持員工的持續職業發展為提升財務中心工作人員的積極性,可制定定期的崗位輪替制度,既可使員工對財務共享的整體有更深的理解,增強專業技能,也能防止員工因長期從事同一崗位而形成的思維定勢。同時,因財務共享部門中基層職位居多、升職緩慢,領導層可在其他子分公司為財務共享平臺的員工尋求升遷機會,如選拔優秀員工去稅務、報表等部門任職,實現部門之間人員的良性流動。3.完善財務共享依托的信息平臺系統人員應定期對系統的設計和運行進行評估和改進,保證系統的兼容性和穩定性,避免系統故障帶來的損失,實時對財務數據進行備份,為系統內數據的準確性和完整性提供保障。同時,“金螳螂”也應加大資金投入力度,為財務共享平臺系統的優化提供必要的硬件和軟件支持,對網絡的安全性進行升級,給財務共享人員創造優良的工作環境。

(三)完善控制活動的措施1.對流程進行持續優化流程是否進行持續的后期優化對財務共享模式下的工作質量起到很大的影響?!敖痼搿繃鞒檀碇行目啥ㄆ諳蠆莆裰行牡墓ぷ魅嗽閉骷鞒逃嘔ㄒ?,在流程的標準化和靈活性中取得一個平衡,實現業務審批和財務審批銜接的連貫性。2.完善檔案管理制度為防止原始單據在流轉過程中丟失的情況反復發生,財務中心應建立數字化檔案平臺以完善現有的單據保管制度。盡量在報銷人員提交單據所在地就將單據內的附件掃描進影像,盡量減少紙質單據的流轉次數。同時,要明確各環節的檔案保管負責人,降低票據在周轉過程中弄丟的風險。

(四)完善信息與溝通的措施1.加強跨部門之間的溝通和交流為了加大財務共享相關制度和標準的宣傳力度,財務中心應定期派優秀員工去其他部門開展培訓并答疑解惑,主動建立起與其他部門的良性聯絡機制。應樹立服務意識,可建立微信群,每天由兩三個員工負責解答其他部門員工在報銷流程等問題上的疑惑。2.構建科學的內部溝通機制財務中心是一個有機的整體,只有各個崗位的員工進行有效配合才能實現共享模式下的協同效應。財務共享平臺的負責人可定期與員工就最近工作情況進行單獨溝通,了解員工目前的工作狀態。在業務時間組織文娛活動,也可讓不同崗位的員工之間熟悉起來。對處理工作中遇到的問題,應要求每個員工在部門群中予以反??;對頻繁出現的普遍問題,部門負責人可進行整理并匯編成應知應會事項分發給大家進行學習。

(五)完善內部監督的措施1.優化監督體系“金螳螂”內部審計部門的員工可去財務共享平臺觀察整個流程的運作,同時能達成了解財務共享內部環境的目的。實際工作中,內審人員應增加現場審計的次數以突破空間的限制。同時,可采用跟蹤審計模式,環節審計時間滯后性的問題。2.完善績效考核制度科學的績效考核制度可激發員工工作的熱情,進而提高財務共享模式下的工作效率?!敖痼搿輩莆裰行撓υ諳鐘械陌垂ぷ髁靠己說幕∩?,增加對員工工作質量的考核。根據財務共享的工作特點在系統中增加工作質量評估的???。同時,也要建立配套的績效獎勵機制,在部門內形成良性競爭氛圍。

五、結論

財務共享模式在我國起步的時間較晚,對于如何防范新型財務模式下內部控制出現的風險,可以借鑒的經驗較少。通過運用COSO內控五要素對“金螳螂”財務中心內部控制存在的問題進行分析,并提出對應的優化建議,旨在對準備或正在實施財務共享模式的企業起到一定的參考作用。

參考文獻:

[1]王藝婷.財務共享模式下企業會計內控問題研究———以F保險公司為例[D].北京:北京交通大學(碩士學位論文),2016.

[2]陳武朝.內部審計有效性與持續改進[J].審計研究,2010(3):48-53,47.

[3]李少武,畢強,彭飛.淺析財務共享模式下內部控制相關體系的構建———以中國電信廣東分公司財務共享服務中心為例[J].財務與會計,2012(1):32-34.

作者: 周子鈺 單位:南京審計大學

論財務共享模式下的企業內部控制責任編輯:張雨    閱讀:人次